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Comment choisir les dossiers Contacts qui seront utilisés pour la complétion automatique dans Outlook avec Outlook Sync ?
Outlook utilise deux types de recherche pour compléter les noms et les adresses : la résolution automatique et l'auto-complétion.
La résolution automatique
Ce mécanisme va faire une recherche parmi les noms et les adresses contenus dans les dossiers présents dans le carnet d'adresses Outlook.
Il est activé en cochant "Vérifier les noms automatiquement" dans les Options Outlook : "Courrier" -> "Envoi des messages".
Il faut rentrer quelques caractères dans le champ "À...", "Cc..." ou "Cci..." et la résolution se produit quelques secondes après avoir déplacé le curseur en dehors de ce champ.
Il est aussi possible de forcer le contrôle instantané en utilisant CTRL-K ou le bouton "Vérifier les noms" situé en haut de la fenêtre de composition.
Lorsqu'un profil Outlook Sync est créé, le dossier "Contacts" personnel du compte est automatiquement ajouté au Carnet d'adresses Outlook.
Les autres dossiers "Contacts" (partagés et publics) sont aussi synchronisés par Outlook Sync mais ne sont pas automatiquement ajoutés au Carnet d'adresses Outlook.
Si vous souhaitez les intégrer à la recherche, il faut les ajouter explicitement. Pour cela :
- Aller sur l'onglet Contacts Outlook
- Sélectionner le dossier "Contacts" à ajouter, faire un clic droit et sélectionner les "Propriétés..." du dossier.
- Sur l'onglet "Carnet d'adresses Outlook", cocher l'option "Afficher ce dossier sous forme de carnet d'adresses de courrier".
- Faire OK et redémarrer Outlook
NB : pour un profil IceWarp Outlook Sync, il n'y a pas de GAL à proprement parler, la GAL dans l'image ci-dessus est simplement le nom du dossier "Contacts" d'un groupe public.
Lorsque la résolution automatique est sollicitée, Outlook va rechercher dans les différents dossiers du Carnet d'adresses Outlook.
S'il trouve une correspondance, il s'arrête, sinon il continue sur le dossier suivant.
Si une seule correspondance est trouvée dans le dossier, le nom et l'adresse sont affichés et sont soulignés pour indiquer qu'ils ont été vérifiés.
S'il y a plusieurs correspondances dans un dossier, les différentes possibilités sont proposées selon la version d'Outlook :
soit directement sous forme de liste :
soit avec un soulignement en rouge et un clic droit sur le mot souligné propose une liste déroulante :
Puisque Outlook ne traite que le premier dossier du Carnet d'adresses où une correspondance est trouvée, il est utile de personnaliser l'ordre des dossiers à l'intérieur du Carnet d'adresses Outlook.
Aller sur le menu "Carnet d'adresses" (accessible par l'onglet Contacts ou par CTRL-SHIFT-B)
Aller sur Outils -> Options et l'ordre des dossiers peut être modifié, par exemple :
L'auto-complétion
Ce mécanisme complète les noms et les adresses à partir des N derniers destinataires utilisés.
Ce mécanisme est activé en cliquant "Utiliser la liste de
saisie semi-automatique pour suggérer des noms lors de la saisie des
lignes À, Cc et Cci" dans les Options Outlook "Courrier" -> "Envoi
des messages".
L'auto-complétion apparaît immédiatement pendant la frappe des caractères.
Ces
adresses sont stockées dans un fichier appelé "Stream_AutocompleteXXXX"
que l'on peut trouver dans
C:\Users\<user>\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache.
Note
: dans les versions plus anciennes d'Outlook, ce fichier était géré
comme un .NK2, format qui est maintenant obsolète; dans Outlook 2010 Microsoft a essayé
le dossier "Contacts suggérés" qui a été abandonné à partir de Outlook
2013.
Créé le 13/08/2020
