IceWarp toutes versions -
Outlook Sync est un plugin qui
s'installe sur MS Outlook et qui permet de synchroniser les éléments du
GroupWare entre Outlook et le serveur IceWarp (Calendrier,
Contacts,...). Il s'appelle IceWarp Sync sur Outlook.
Son bon fonctionnement nécessite de respecter un certain nombre de règles que nous rappelons ci-dessous.
NB : Nous déconseillons l'installation d'Outlook Sync dans la configuration Terminal Serveur
L'installation peut fonctionner correctement mais nous n'offrons aucune garantie en cas de mauvais fonctionnement.
Installation du plugin
Si le plugin ne s'installe pas, vérifier les points suivants.
Si le poste est nouveau avec une version récente de windows, il faut vérifier :
- Que vous n'utilisez pas la version préinstallée d'Office
- Si vous avez réinstallé Office, vérifier qu'il n'existe pas une autre version. A voir dans la liste des applications des paramètres Windows. Si elle existe, il faut la désinstaller (même si elle n'a jamais été complètement installée)
- Si l'installation ne fonctionne toujours pas, vérifier qu'il n'y a pas d'autres composants Windows/office qui peuvent perturber l'installation d'un plugin comme par exemple le module qui permet de lancer l'installation de "applications de bureau pour office"
Il faut redémarrer le poste après les désinstallations
- Outlook Sync ne peut s'installer que si l'utilisateur a des droits d'administrateur
sur le système. Ces droits peuvent être modifiés si nécessaire avant
l'installation et remis à leurs valeurs initiales après l'installation
- Il faut que "Microsoft .NET
Framework 3.5 sp1" soit installé : même si une version supérieure
existe, il est indispensable qu'il y ait une version 3.5 (à vérifier
dans Panneau de configuration -> Programmes et fonctionnalités ou
dans Panneau de configuration -> Activer ou désactiver des fonctionnalités Windows)
- Il faut que "VSTO" (Microsoft Visual Studio Tools for Office) soit installé (à
vérifier dans panneau de configuration -> Programmes et
fonctionnalités). Nécessite l'installation des derniers Services Packs
pour office.
- Il faut que "PIA" (Microsoft Office Primary Interop Assemblies) soit installé (vérifier la présence de la librairie "Microsoft.Office.Interop.Outlook.dll" dans le sous-dossier approprié de "C:\Windows\assembly\GAC_MSIL\Microsoft.Office.Interop.Outlook" - nom du sous dossier selon la version d'Outlook )
Vérification des clés de registre - HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\Addins\IceWarp Outlook
Sync\LoadBehavior à doit être à 3 (3 indique que le plugin doit être chargé
au démarrage d'Outlook)
- Si nécessaire, créer une nouvelle clé : HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\x.y\Outlook\Resiliency\AddinList
Sous cette clé, créer une nouvelle entrée « valeur chaine » (cad du type REG_SZ) du nom IceWarp Outlook Sync et affecter la valeur 1 à cette entrée (le plugin sera toujours activé ET l'utilisateur ne pourra pas modifier ce comportement)
- Si nécessaire, créer une nouvelle clé HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\x.y\Outlook\Resiliency\NotificationReminderAddinData
Créer une nouvelle entrée « valeur DWORD 32 bits » du nom de IceWarp Outlook Sync et affecter la valeur hexadécimale 967a844d (=2524611661 décimal) à cette entrée (le plugin sera toujours activé jusqu'au 01/01/2050)
- Si nécessaire, créer une nouvelle clé HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\x.y\Outlook\Resiliency\DoNotDisableAddinList
Créer une nouvelle entrée « valeur DWORD 32 bits » du nom de IceWarp Outlook Sync et affecter la valeur hexadécimale 1 à cette entrée (indique que le plugin de ce nom ne doit pas être désactivé)
- Vérifier qu'aucune entrée du nom IceWarp Outlook Sync n'existe sous la clé HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\x.y\Outlook\Resiliency\DisabledItems
Si oui, supprimer cette entrée IceWarp Outlook Sync
- Vérifier qu'aucune entrée du nom de IceWarp Outlook Sync n'existe sous la clé HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\x.y\Outlook\Resiliency\CrashingAddinList
Si oui, supprimer cette entrée IceWarp Outlook Sync
Si le PC était livré avec Office préinstallé, il faut le
désinstaller et réinstaller à partir du DVD/ISO. Dans ce cas, parfois,
une clé de registre reste en place provoquant un popup « Desktop
applications detected » au lancement d'Outlook. Pour éliminer ce pop-up,
supprimer la clé HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Clients\Mail\PackagedMail
Mise à jour du plugin
Si vous passez d'une version 13.0.2.9 ou antérieure à une version supérieure (13.0.2.20xxx disponible depuis le début d'année 2022), vous serez probablement obligé de recréer un profil Outlook.
Il y a eu des évolutions importantes dans le plugin et des incompatibilités peuvent bloquer la synchronisation.
La meilleure façon ets donc de :
- Désinstaller l'ancien plugin
- Installer le nouveau avec un nouveau profil
Fonctionnement du plugin
Versions
- Utiliser la dernière
version de
Outlook Sync (Si le plugin est installé, sa version est donnée dans le
menu Paramètres -> A propos). La dernière version est téléchargeable
sur le site
www.icewarp.fr dans Télécharger -> Client. Il faut aussi utiliser la dernière
version du serveur IceWarp pour avoir toutes les fonctionnalités.
- Vérifier que vous avez les derniers
updates de vos versions de Windows et de Office (services pack en particulier).
Licence
- Vérifier que des licences Outlook Sync sont disponibles sur le serveur.
- Vérifier que le licence d'Outlook Sync est à jour (Paramètres -> Licence)
Activation du plugin
- Dans Outlook, outre le plugin Outlook Sync, il
faut garder activés uniquement les plugins absolument nécessaires. A
partir de la 12.1, le plugin IceWarp détecte un conflit potentiel avec
les plugins antivirus et le signale. Les plugins signalés par ce test
doivent être obligatoirement désactivés.
- Il faut configurer Outlook pour qu'il ne désactive pas le plugin IceWarp pour une raison de lenteur au chargement
Sur Outlook 2016 : Fichier -> Options -> Compléments : dans le champ Gérer, sélectionner "éléments désactivés" puis cliquer sur "Atteindre..." sélectionner le plugin et indiquer qu'il doit être toujours activé
Anti-virus du poste
- L'anti-virus du poste ne doit pas scanner
les fichiers en ocsql.db (ils sont
dans le répertoire Outlook contenant aussi les fichiers .pst voir
Paramètres du compte -> Fichiers de données), il faut donc exclure le
dossier contenant ces fichiers du scan de l'anti-virus.
- L'anti-virus ne doit pas scanner le répertoire d'installation du plugin IceWarp Outlook Sync (C:\Users\<user Windows>\AppData\Local\IceWarp Outlook Sync)
- Si l'anti virus contient un agent Mail, il est conseillé de le désactiver (les mails sont déjà scannés par le serveur).
Le service WebDAV
- Il doit être démarré sur le serveur et validé pour le compte sinon, certains éléments peuvent ne pas être synchronisés.
- Si dans le profil Outlook Sync, vous utilisez
SSL ou TLS pour IMAP et SMTP, merci de vérifier que dans la console
Système -> Services -> Smartdiscover -> WebDAV, le lien est en
https (et pas http)
Configuration
- Vérifier que les fichiers .pst
et ocsql.db sont situés localement sur le poste (la déportation
du fichier .pst sur une autre machine est déconseillée par Microsoft).
- Si vous avez créé un autre compte POP3 ou IMAP
sur le même profil, il est conseillé de le placer dans un fichier .pst
distinct de celui du compte Outlook Sync. D'autre part, le compte
Outlook Sync doit toujours être le compte par défaut.
- Il est conseillé d'utiliser les connexions sécurisées :
*Paramètres plugin Icewarp -> Informations de connexion -> port IMAP : 993 (SSL)
*Paramètres plugin IceWarp -> Informations de connexion -> port SMTP : 25 (TLS)
*Menu Paramètres du compte dans Outlook -> Serveur sortant -> cocher l'authentification
*Menu Paramètres du compte dans Outlook -> Options avancées -> port SMTP : 25 (TLS)
-
Cette FAQ doit être complètement appliquée (
TNEF est désactivé et "Gérer les confirmations de lecture" est coché):
Problème de licence
Essayer la URL suivante à partir du poste de travail : https://licenseprocessor.icewarp.com
La fenêtre doit retourner :
IceWarp License Processor
Click here to go to the IceWarp Purchase Processing site.
Pour les autres problèmes de licence, voir la FAQ
Si vous avez l'erreur : "clé non valide pour utilisation dans l'état spécifié"
On peut essayer de ré-enregistrer la clé de licence. Pour cela :
- Fermer Outlook
- Renommer le dossier C:\Users\<utilisateur>\AppData\Roaming\Microsoft\Crypto\RSA
- Ouvrir Outlook
- Il y aura un pop up invitant à enregistrer la clé
- Coller la clé récupérée depuis la console
- Valider tout
Si le message d'erreur suivant apparaît (suite à une mise à jour par exemple) :
"L'application Microsoft Office Desktop Apps empêche d'utilisation de la librairie native MAPI"
- Désinstaller le plugin IceWarp Outlook Sync (cela ne touche pas au PST contenant les données)
- Aller sur Paramètres -> Applications et Fonctionnalités et sélectionner Microsoft Office Desktop Apps
- Choisir Désinstaller dans le dialogue de confirmation
- Rebooter le PC
- Installer une version normale de la suite Office
- Installer le plugin Icewarp Outlook Sync : dans une fenêtre MS-DOS, exécuter : "outlook-sync.exe" --noprofile
Il faudra ultérieurement lier le profil existant avec Outlook Sync
Saturation de la synchronisation
Il peut arriver le problème suivant : la synchronisation des dossiers avec abonnement ne s'arrête jamais. De ce fait, l'envoi des mails n'est possible qu'en fermant et en rouvrant Outlook.
Voici la correction du problème
- Dans Outlook, cliquez sur Fichier → Options → Options Avancées → Envoyer/Recevoir.
- Sur la droite, appuyez sur Modifier.
- Décochez la case "Extraire le nombre d'éléments non lus des dossiers avec abonnement".
- Cochez la case "Utiliser le comportement personnalisé défini ci-dessous".
- Cliquez sur Ok et fermez Outlook.
- Vérifiez dans le gestionnaire de tâches (CTRL + ALT + SUPPR) que tous
les processus d'Outlook sont bien fermés. Si ce n'est pas le cas,
assurez-vous de les clore.
- Relancez Outlook.
Duplication de messages dans les dossiers
Dans la boîte de réception, cela peut être lié à un trop grand nombre de messages situés directement dans cette boîte
Il est conseillé de ne pas dépasser 10000 messages et de placer les autres messages dans des sous dossiers.
Dans les boîtes Envoyés et Corbeille, un paramétrage peut aider dans certains cas. Aller dans le menu suivant de Outlook Sync : IceWarp Sync -> Paramètres -> Avancé -> Seuil pour le téléchargement complet
et mettre "Complet" au lieu de Personnalisé.
Utilisation de la fonction "Rappeler ce message"
La fonction 'rappeler ce message' ne fonctionne que si les serveurs de l'expéditeur et du destinataire sont tous les deux sous Microsoft Exchange. Cf. :
https://support.office.com/fr-fr/article/rappeler-ou-remplacer-un-courrier-apr%C3%A8s-son-envoi-35027f88-d655-4554-b4f8-6c0729a723a0
https://www.ionos.fr/digitalguide/email/aspects-techniques/rappeler-un-email-outlook/
Il ne faut donc jamais utiliser cette fonction sur un Outlook synchronisé avec IceWarp.
Quand le rappel est effectué dans cette configuration et si le mail de rappel (l'objet de ce mail est "Rappel : <objet d'origine>") est lu dans un client autre que Outlook, il ne se passe rien.
Par contre quand le mail de rappel est lu dans Outlook et que Outlook ne peut pas le traiter (pré-requis non réunis), Outlook génère un bounce pour signifier "échec de la tentative de rappel du message" et cela peut générer des erreurs en boucle. Il faut installer une règle pour arrêter la boucle :
Si le destinataire correspond à <adresse de l'expéditeur du rappel>
AND Si en-tête Subject: du message correspond à Local relay detected and rejected
Supprimer message
AND Ne pas appliquer d'autres règles
- Utiliser la version du plugin la plus récente et une version d'Office à jour
- Dans le menu IceWarp Sync -> Paramètres -> onglet Avancé, le
seuil pour la synchronisation des messages doit être à 1024 (on ne peut
mettre une autre valeur que temporairement)
- Dans le menu IceWarp Sync -> Paramètres -> onglet
Synchronisation seuls quelques dossiers doivent être cochés (Inbox et
calendrier par exemple)
- Dans le menu IceWarp Sync -> Paramètres -> onglet
Synchronisation -> Fréquences de synchronisation, mettre au moins 60
min pour la structure des dossiers, 10 minutes pour les dossiers
standards et 1 minute pour les dossiers prioritaires
- Éviter une boîte de réception trop volumineuse (au delà de 20000 messages) en la découpant en plusieurs sous dossiers
- Plus il y a de fichiers et de dossiers à synchroniser et plus la
synchronisation sera longue, il est conseillé d'archiver localement les
fichiers qui sont peu utilisés.
- La liaison doit être la plus rapide possible
Ce document donne plus d'informations sur l'installation et l'utilisation d'Outlook Sync
En cas d'erreur persistante
Si malgré toutes ces précautions, le connecteur ne fonctionne pas correctement, il faut nous remonter le problème en :
- Nous indiquant la version du serveur IceWarp, l'OS du poste, la version d'Outlook et la version du plugin
-
Décrivant les circonstances exactes d'apparition de l'erreur : sur
quelle action, à quelle heure et la manifestation de l'erreur
Et effectuer les opérations suivantes :
- Aller dans le Centre de notification sur l'onglet Éléments ignorés et cliquer sur "Tout synchroniser"
- Valider les journaux Outlook Sync si ce n'est pas le cas (Niveau Détaillé)
- Effacer les journaux s'ils étaient déjà validés (bouton Effacer...)
- Fermer puis ré-ouvrir Outlook
- Attendre ou provoquer l'apparition du message d'erreur
- Nous envoyer le journal
- Nous envoyer une copie du message d'erreur et son heure d'apparition
- Nous envoyer aussi le fichier xxx.ocsql.db du profil (dans le répertoire Outlook contenant aussi les fichiers .pst)
- Retourner dans le Centre de notification et nous envoyer une copie des trois onglets
La gestion des journaux de Outlook Sync s'effectue dans Outlook -> menu IceWarp Sync -> Paramètres -> onglet Journaux
Le centre de notification s'ouvre par le menu Accueil -> Centre de notification (fenêtre comportant 3 onglets)
Modifié le 23/06/2023
